档案也“美图” 莱山公路局启用网络档案数字化平台

原标题：莱山公路局启用网络档案数字化平台

胶东在线5月14日讯(通讯员 战桂梅 迟恒 秦晓宁) “王丽，这份扫描件上有几个黑点和两处铅笔钩过的痕迹，别忘了用软件去污，注意别破坏原始文件上的文字……”政工科科长、档案室主任战桂梅指着屏幕不断叮嘱着。这就是烟台市莱山公路管理局正在集中开展的档案数字化、信息化建设。

提高了标准化管理。战桂梅介绍，文书档案归档整理每年一次，以前档案收集、整理、立卷完成后，打印目录就可以放入档案室的档案柜内存档了，但现在我们在原有基础上又增加了档案数字化制作，对每一份纸质档案进行著录、扫描、校对和挂接网络，为数字化档案室建设打下良好的基础。

实现了集约化管理。可能很多人很奇怪，为什么要录入这些档案?其实是网络数字化管理的需要。以前各个单位的档案都是自己管理，如需查询必须要到档案室现场来，那么现在就方便多了，录入生成以后，所有的数据已全部保存在服务器内，通过全区政务专网，上级部门在权限范围内可远程查阅，大大提高了档案管理的查询效率。

坚实了规范化管理。再一个就是安全方面的考虑。档案室虽然配备了净化消毒加湿除湿一体机、光氢离子空气净化消毒机和温湿度记录仪等设备，但每次人员的进出、档案柜的开合都会对室内的环境产生影响。特别是这些存放多年的纸质档案，无论多么小心仔细，每一次阅档都会对纸张造成细小的磨损。现在全部录入专网以后，普通查询工作完全可以通过电子化来完成，而且不受时间、空间、次数等限制，看的更清晰、更准确。只有在重要档案查询时，才需到档案室比对原件。同时，纸质档案和网络档案分别有专人专管，还起到了双重监督和异地备份的效果。

践行了人本化管理。如何查阅，又可以查阅到什么呢?在网上，通过目录的著录，只要输入“关键词”就可以模糊查找到相关文件，包括纸质档案、照片档案等。战桂梅说，这次我们组织了3名工作人员到莱山区档案馆专机上对自1994年建局20余年来全部档案进行数字化制作，但大部分纸质文稿上都有一些折痕和黑点、多页文件翻折时会留下黑条、扫描时也会偏歪，这就需要我们用软件去污、水平矫正等，工作量虽然很大但却可一劳永逸。现在，已初步实现档案的公文检索、快速查询与调阅，使数字档案管理更加人性化，不断提高服务于工作、服务于人的理念。

目前，已制作完成数字化文书档案4088件、著录目录4306条、扫描纸质文件26600页，全部工作将于5月底完成，莱山公路局以“四化管理”为标准的数字化网络档案管理工作已走在全市公路系统前列。