陈光回忆录|试论建立企业信息中心

陈光回忆录|试论建立企业信息中心

2021年11月01日 15:30:39
来源:凤凰网山东

信息,作为现代生产的三大要素(资本、劳动、信息)之一,作为世界新技术革命的三大特征(知识化、分散化、信息化)之一和当代社会的三大支柱(能源、材料、信息)之一,在现代社会中的地位已日趋重要。企业如果能及时地充分地吸收和利用信息,就会兴旺发达,反之就会一败涂地。要尽快提高企业对信息的吸收利用程度,当务之急是建立企业信息中心。

一、建立企业信息中心的必要性

企业信息中心,是采用现代化管理方式,将来自企业内部和外部的信息,加以搜集、整理、传递、存储的信息输入输出专管机构。在世界新技术革命的挑战面前,建立企业信息中心是十分必要的,

首先,是尽快提高企业现代化管理水平的需要。企业经营管理,实质上就是信息处理的过程。在世界发达国家中,企业信息中心早已成为现代管理的一项重要内容。美国纽约地区,3000人以上的企业,40.5%的拥有信息中心,1万人以上的企业,不仅百分之百,而且拥有最先进的现代化设备。联邦德国的制造业中,目前已有70%的企业拥有设备齐全的信息中心,政府今年春天又一次拨出专款10亿美元,帮助企业建立信息中心。日本企业的情报信息,无论在设备和人力上,都居世界领先水平。目前,800人以上工业企业,全部拥有信息处理中心和信息库。在我国,虽然多数企业开始重视信息,但仅有少数大型企业建立了信息中心,绝大多数尚未建立专门的信息机构,多种信息的收集、传递、整理、加工、存储,处于低水平。随着科学的发展和技术的进步,也必须采用现代化管理方法来进行生产经营活动。建立企业信息中心,就是进行现代化管理的一项重要基础工作,是提高企业现代化管理水平的一项重要措施,

其次,是尽快实现企业决策科学化的需要。企业管理的重要内容是决策。决策就是确定企业生产经营活动的目标以及实现目标的方案。要使目标定得比较满意,实施方案切实可行,都必须有可靠的信息作为依据。很明显,只有建立了企业信息中心这个专门负责信息的机构,才能达此目的,

再次,是大力提高企业经济效益的需要。信息是一种重要的经济和社会资源,它对于企业发展的意义,不亚于物质资源、动力资源和人力资源。它能够直接为企业创造财富。建立企业信息中心,可以扩大信息的收集范围,提高信息的准确程度,使企业在确定有关投资项目和产品方向、开展对外贸易、洽谈有关业务、制定产品价格时,有据可依,避免失误。还可以提高信息的收集和传递速度,加快新产品开发,改善产品质量,提高工作效率,加快资金周转,减少库存储备,缩短生产周期,从而减少资金占用,降低财务成本,提高资金利用的经济效益。

二、企业信息中心的机构设置及职能

企业常用的信息主要有两种,一种是来自企业外部的信息,包括国家的政策法规、国民经济和社会发展中长期规划、计划和企业主管部门下达的计划指标、市场调查和预测、科学技术动态、同行企业经营活动情况等等。另一种是来自企业内部的信息,包括发展规划、年度计划、设计图纸、工艺流程、工时定额、物资消耗、费用标准等定额标准信息和原始记录、各种经济技术指标完成情况等反馈信息。企业信息中心的任务,就是把这些企业内部和外部的信息,加以搜集、整理传递、保存,使之起到为企业的计划、组织、指挥、监督、控制、调节、发展提供有力依据的作用。要完成这一任务,初步考虑,企业信息中心的内部机构设置,以“两部一库”为宜,

1、收集联络部。主要职能是,根据企业信息需求,把来自企业外部和内部的各种信息收集起来,转交给编检整理部。同时把经过处理的信息及时传递给企业决策人员。现代企业中技术经济信息的特点是,量多、分散、多变,为了及时地准确地全面地把企业需要的各种信息收集起来,收集联络部最重要的是建立稳定的信息源。要与国家和有关部门已经建立和地方建立的各种信息中心,如市场信息中心、金融信息中心、物资信息中心、能源信息中心、科技信息中心、方针政策信息中心等建立固定的业务联系。同时,还可以根据信息需求,在有关城市、地区、部门、企业,设立收集联络分部和信息站点,聘请专职和兼职信息员,形成一个纵横交错、通达灵便的信息收集网络。

2、编检整理部。主要职能是把收集联络到的来自企业内外部的信息进行分类、整理、筛选、摘编,并把处理过的信息,分别传递给信息资料库和收集联络部。具体过来,一是精选,就是以科学的态度和方法,把那些来自四面八方的原始信息,经过科学的分析和鉴别,去粗取经,去伪存真,在茫茫大海之中,把真实的有用的信息挑选出来。二是综合,就是围绕企业的中心工作,及时把精选出来的大量的零散的信息,归纳成专题,加工成各种实用的统计数字、图形、曲线、报表和文字材料,供企业领导参考,

3、信息资料库。任务是把来自边检整理部的信息资料,进行分类、登记、建账、归档,分别存入内部和外部信息资料库。一般情况下,不管外部或内部信息资料库,都应该包括以下组成部分:①生产领域的信息资料库。主要储存有关生产工艺过程、劳动过程、工位等方面的数据以及各种财务指标。②商业活动的信息资料库。主要贮存有关市场方面的信息资料。③行政领导方面的信息资料。④企业劳动管理方面的信息资料库。⑤组织人员活动方面的信息资料库。

三、企业信息中心的工作要求

企业信息中心建立以后,将担负企业所有管理和生产职能所必须的信息的收集、传递、处理和存储任务,实现企业管理活动所必须的信息输入及向企业主要相关部门的信息输出,提供所有工作人员高质量地完成劳动生产职能所必需的所有数据以及加强企业一体化职能所需的信息。因此,对企业信息中心必须要有很高的要求,

一、全面准确。信息是企业的生命。准确又是信息的生命。不全面的、不准确的、虚伪的信息,只能造成决策的失误和生产经营的混乱,给企业带来损失。因为“输入的是垃圾,输出的必然还是垃圾。”准确的信息是指在最大程度上客观地反映出经济中和社会上的相应的现象及过程的信息。要使信息全面准确,首先要端正思想路线,树立实事求是的科学态度,不唯上,不接受任何干涉和暗示,不弄虚作假,坚决按实际情况办事。其次,准确完整的收集与记录各种信息,科学地分析和处理各种信息,防止以偏概全、以点带面、以假乱真。再次,制定合理的信息传递路线和传递方法,防止在传输过程中被歪曲、误解或者遗漏而失真、不全面。

二、迅速及时。信息具有很强的时间价值,迟缓一天、一小时甚至几分钟,其价值会完全不同。及时的信息可能价值连城,而迟到的信息却往往因时过境迁而毫无意义。离开迅速及时,全面准确就会成为一句空话。信息中心应当在各级管理人员最需要信息的时候及时提供信息,需要什么信息就提供什么信息。要达到这一要求,一是对转瞬即逝、不易追忆的信息,要及时记录、整理、存储。二是改进传递手段,采用现代化的通讯设备,如电话录音机、传真机、影印机、电子计算机等,加快传递速度。三是改变不合理的信息加工方法,统一内部各种信息的名称、格式和编码方式,尽量采用有科学依据的数字、数理统计以及运筹学所提供的加工方法,摒弃不科学的加工方法,同时改变不合理的信息流动路线和信息储存方式。只有这样,企业才能依据信息,对生产经营做出灵敏的反应,进行适时的调控、及时的指挥,实现有预见性的计划与组织,获得良好的经济成果。

三、易懂适用。企业管理分为不同的层次,各个层次所需要的信息也不尽相同。因此,信息中心应当为各个不同的管理层提供不同的信息,而不应让它们徒劳无益的去阅读千篇一律的与本职工作无关紧要的大量重复的信息,浪费宝贵的时间和精力。一般说来,对高层管理,应提供综合的、有利于预测、分析,有利于制定企业的战略发展计划和目标的信息。对中层管理,应提供一定时期的、经过提炼的信息。对基层管理,则应提供精确的、及时的、细分的原始信息。各种形式的信息都要明确易懂,无模棱两可、让人费解之处。这样,才能使信息充分发挥应有的作用

四、经济实惠。信息作为一种资源,本身具有价值。企业要获得信息,就要付出一定的代价。对信息的要求越高,花的费用越大。不同的企业,同一企业中的不同的部门,不同的管理层次,对于信息的收集范围和准确性、及时性、完整性的要求存在很大差别。企业信息中心要根据实际需要,实事求是地制定各类信息的收集范围和处理标准,既不能过宽过高,又不能过窄过低。在收集和处理过程中,要尽量减少和避免重复劳动,提高自身的效益。

五、连续一致。企业的经济活动具有连续性和稳定性,很多定性分析需要根据历史资料进行判断。许多定量分析则需要大量连续记载的材料才能得出正确的结果。因此,企业信息中心只有连续搜集、记录、整理、储存,才能适应企业发展的需要。

要达到以上要求,当务之急是对企业信息中心的人员进行正规的、行之有效的业务和技术培训,使之尽快具备高级管理人员的素质。

(原载《技术经济与管理研究》1986年第1期)

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